Hedehusene Idrætscenter

 

Driftsoverenskomst

mellem den selvejende institution

Hedehusene Idræts Center og Høje-Taastrup Kommune.

 

Driftsoverenskomst
2011
 Hedehusene Idræts Center og Høje-Taastrup Kommune.
 
 
§ 1 Formål og kompetencer
          Formålet med denne driftsoverenskomst er at beskrive vilkårene mv. for driften af den selvejende institution
Hedehusene Idræts Center, som består af følgende bygninger/anlæg:
 
      Hedehushallen matr. Baldersbrønde 8cn     
      Hedehusene Ny Idrætspark matr. Thuelstrup 4c (4d/e) og
      Hedehusene Gammel Idrætspark matr. Kallerup 2ct og 2bf
      Skydebane Vest matr. 35a Marbjerg By, Fløng – udelukkende grønne arealer
          Hedehusene Idræts Centers formål er at drive, vedligeholde og udvikle de ovenfor angivne anlæg og arealer til gavn for Høje-Taastrup Kommunes idrætsforeningsliv og kommunale institutioner.
          Fordeling af faciliteter sker jf. Folkeoplysningsloven og Folkeoplysningsudvalgets/Byrådets retningslinier, jf. § 5.
          Hedehusene Idræts Centers bestyrelse varetager den overordnede ledelse og den daglige drift af institutionen.
          Den daglige drift skal ske i henhold til og i overensstemmelse med kommunens politikker,dog med undtagelse af kommunens Personalepolitik samt Forsikrings- og risikostyringspolitik
          Bestyrelsen og den daglige leder af Hedehusene Idræts Center er ansvarlig for at holde sig ajour med de vedtagne politikker via kommunens hjemmeside, kommunens ledercockpit på intranet eller nyhedsbreve.
          Hedehusene Idræts Center afgiver årligt redegørelse for at politikkerne er fulgt. Redegørelsen sker i en aftalt dialogform mellem Hedehusene Idræts Center og Høje-Taastrup Kommune.
          Økonomisk set er den selvejende institution Hedehusene Idræts Center, at betragte som en kommunal institution, da driften primært er finansieret af kommunale midler. Dermed er Hedehusene Idræts Center underlagt kommunale regnskabsprincipper og den kommunale lånebekendtgørelse, hvilket betyder at enhver form for gældsoptagelse skal godkendes af Byrådet.
 
§ 2 Ikrafttrædelse, ændringer og opsigelse af driftsoverenskomsten
          Driftsoverenskomsten træder i kraft pr. 1. januar 2011.
          Denne driftsoverenskomst er gældende indtil byrådet godkender en ny standardskabelon for driftsoverenskomster for alle selvejende institutioner i kommunen,
          Forhandlinger mellem bestyrelsen og kommunen om ændringer i driftsoverenskomsten skal senest påbegyndes i maj måned med virkning fra den efterfølgende 1. januar.
          Såfremt lovgivning eller lign. nødvendiggør ændringer i driftsoverenskomsten har begge parter ret og pligt til at tage driftsoverenskomsten op til genforhandling med sigte på nødvendig tilpasning.
          Driftsoverenskomsten kan opsiges skriftligt af begge parter til ophør med seks måneders varsel til en 1. januar.
          Der afholdes ét årligt dialogmøde i maj umiddelbart efter udarbejdelsen af budgetønsker for det kommende år.Høje-Taastrup Kommune indkalder til mødet og udarbejder dagsorden i samarbejde med Hedehusene Idræts Center.
          Dagsorden og materiale udsendes af Fritid og Kultur senest 10 arbejdsdage før mødet.
 
§ 3 Kommunalt tilskud og tilkøbsydelser
          Hedehusene Idræts Center modtager hvert år et driftstilskud fra Høje-Taastrup Kommune. Det kommunale tilskud stilles til rådighed som et rammebeløb. Det kommunale tilskud fastsættes af Byrådet. Senest 1. november hvert år modtager Hedehusene Idræts Center meddelelse om det kommunale tilskud for det kommende kalenderår.
          Driftstilskuddet er at betragte som fuld og endelig betaling for ethvert udlån af indendørs- og udendørsanlæg og faciliteter, samt udlån af inventar til brug på stedet, til alle godkendte idrætsforeninger, kommunale institutioner og administrative enheder i central administrationen, som beskrevet i driftsoverenskomsten.
          Ved kommunale institutioner forstås: Daginstitutioner (vuggestuer, børnehaver og dagplejen), skoler og skolefritidsordninger (SFO), ungdomsskoler og fritids- ungdomsklubber.
          Ved administrative enheder i centraladministrationen forstås samtlige centre på rådhuset og i Jobcentret. Herved forstås arrangementer, som ikke er idrætsaktiviteter, til gavn for kommunens borgere og ansatte. [
          De administrative enheder i centraladministrationen kan afholde op til 5 arrangementer udover afholdelse af kommunal-, folketings- og EU valg der medfører aflysninger om året.
          Bestyrelsen fremsender inden den 15. maj hvert år revideret regnskab som er godkendt af en statsautoriseret/-registreret revisor til Høje-Taastrup Kommune til Byrådets godkendelse. Overskud eller underskud er Høje Taastrup Kommune uvedkommende.
          Hedehusene Idræts Centers budget for det kommende år fremsendes til godkendelse i byrådet senest den 15. maj. Hedehusene Idræts Center kan søge om ekstra tilskud til særlige formål/vedligeholdelse.Sammen med budgettet fremsendes en 5-årig investerings- og vedligeholdelsesplan over større arbejder.
          I forbindelse med udarbejdelse af det kommende års kommunale budget for Hedehusene Idræts Centerer bestyrelsen høringsberettiget.
 
§ 4 Udlejning af faciliteter
          Udlejning kan finde sted ved entrégivende arrangementer og ved udlejning til firmaer og andre kommercielle arrangementer, i det omfang det er foreneligt med driftsoverenskomstens øvrige bestemmelser. Indtægterne indgår i regnskabet, uden at der foretages en tilsvarende reduktion i det kommunale tilskud.
          En privatretlig udlejningsaftale skal afslås hvis det efter en konkret vurdering sagligt kan begrundes mht. forhold som hensynet til uro og usikkerhed hos personalet, herunder manglende mulighed for at skaffe personaleressourcer nok til at gøre arrangementet ”sikkert”, hensynet til at undgå uro eller usikkerhed i bydelen eller kommunen som helhed og ønsket om ikke at stille kommunen i et dårligt lys.
          Hedehusene Idræts Center skal kræve at få oplyst en forenings vedtægter, navn og adresse for formanden eller en anden, som er ansvarlig for arrangementet.
 
§ 5 Lokale- og Grus/græsbaner fordeling
          Fordelingen følger til hver tid de gældende retningslinjer for fordelingen godkendt af byrådet, jf. § 1.
Særligt vedrørende Græs og grus
          Kommunale institutioner skal kunne anvende græs-, grus- og fodboldbanerne vederlagsfrit hvis de ikke anvendes af andre brugere. Ligeledes skal der være offentlig adgang til banerne, når disse ikke er i brug. Dog kan adgang til stadion og tennisbaner kun ske efter aftale med stadioninspektørerne.  
Særligt vedrørendelokalefordeling
          Hedehusene Idræts Center stiller lokalerne til rådighed for kommunalt godkendte foreninger jf. Folkeoplysningsloven samtretningslinjer fastsat af Byråd og Folkeoplysningsudvalg.
          Høje-Taastrup Kommune meddeler efter time og weekendfordelingen ledig tid til Hedehusene Idræts Center. Ledig tid kan ansøges i Fritid og Kultur og tildeles foreninger og klubber i Høje-Taastrup Kommune og skal opdateres til enhver tid.
          For at sikre kommunens foreninger størst mulig tilgængelighed til kommunens samlede faciliteter og optimere brugen af hallerne tilknyttes Hedehusene Idræts Center kommunens Inter bookingsystem, jf. byrådets idræts- og bevægelsespolitik.
          Kommunale skoler skal vederlagsfrit kunne anvende hallerne til idrætsundervisning i ledige timer i skoletiden efter anvisning af lederen for Hedehusene Idræts Center. Skolernes 6.-9. klasser skal kunne tilbydes idrætsundervisning i en hal. Skoler uden egen skolehal skal prioriteres højere end øvrige skoler.
          De kommunale institutioner skal vederlagsfrit kunne anvende lokalerne hvor tiden ikke anvendes af skoler og foreninger.
          Hedehusene Idræts Center har ret til 5 indtægtsgivende arrangementer for trediepart, som bevirker aflysninger af foreninger og/eller skoler/institutioner pr. år, udover de aflysninger der sker på foranledning af de administrative enheders arrangementer.
          Ved aflysning forstås aflysning af aktiviteter i en enkelt hal/sal/tennis-/skydebanearealer eller alle haller/sale/tennis-/skydebanearealer i Hedehusene Idræts Center. Forudgående aftaler, der forhindrer fordeling af tider, jf. timefordelingsreglerne, sidestilles med aflysning. En aflysning kan maksimalt strække sig over tre sammenhængende dage svarende til en weekend.
          Hvis Hedehusene Idræts Center kan anvise anden egnet facilitet kan aktiviteten flyttes til fordel for udlejning til trediepart.
          Efter årsfordelingen foregår øvrig tildeling af tid og anden sagsbehandling mellem brugere og Fritid og Kultur/ Hedehusene Idræts Center med min. 14 dages varsel. Det muliggør, at brugerne kan booke tider med mindre end 14 dages varsel ved at tage direkte kontakt til Hedehusene Idræts Center. Dette gælder også for weekendfordelingen.
          Klager over fordelingen fremsendes til Folkeoplysningsudvalget.
Åbningstider:
          Faciliteterne kan fordeles i tidsrummet 08:00-23:00 på hverdage, i weekend lørdag 08:00-18:00 og søndag 08:00–20:00, idet åbningstiden skal følge de af byrådet vedtaget timefordelingsregler.Der kan dog med 3 ugers varsel aftales arrangementer der ligger ud over de ovennævnte åbningstider.
Aflysning/inddragelse af tildelt tid:
          En bruger kan få inddraget den tildelte tid eller blive pålagt gebyr efter gældende Timefordelingsregler.
          Gebyrer opkrævet for udeblivelse fra tildelte timer tilfalder Hedehusene Idræts Center.
 
§ 6 Vedligeholdelse af bygninger og grønne arealer
          Hedehusene Idræts Center har ansvaret for vedligeholdelse af bygninger, baner, installationer og inventar. Større renoverings- og ombygningsarbejder skal godkendes af Byrådet. De enkelte bygningsanlæg må ikke forringes i værdi udover ved almindelig ælde.
          Høje-Taastrup Kommune foretager ved overdragelse af brugsretten en gennemgang af de pågældende anlæg og derefter årligt syn af faciliteterne. Høje-Taastrup Kommune indkalder til møderne.
          I de tilfælde hvor bygninger/lokaler deles mellem Høje-Taastrup Kommune og Hedehusene Idræts Center skal der foreligge en beskrivelse af ansvarsområder. Ligeledes hvor situationen ikke byder separate målere, skal der foreligge en endelig aftale om fordeling af udgifterne. jf. bilag 4.
          På de lokaliteter hvor bygningerne anvendes, som klublokale med et bestemt tilhørsforhold, forligger en beskrivelse af foreningens ansvar i forhold til bygning, løsøre og interiør. jf. bilag 5.
          Alle bygninger og løsøre skal være forsikret. Bygningerne kan være forsikret af Hedehusene Idræts Center eller Høje-Taastrup Kommune. jf. bilag 1.
          Vedrørende brugen og ansvaret for klublokalerne, fjernsyn og andet elektronisk materiel og telefoner påhviler dette foreningerne/klubberne. jf. bilag 5.
          Hedehusene Idræts Center har ansvaret for vedligeholdelse af grønne anlæg og arealer, således at der løbende sker udbygning og indretning af faciliteterne i overensstemmelse med udvikling og behov. Denne udvikling sker i forhold til tildelte budgetter. 
          Vedligeholdelse af de grønne anlæg skal ske efter kommunens grønne politik, herunder regler for fældning af ældre træer. I tvivlstilfælde kontaktes Parkchefen for svar. Hedehusene Idræts Center kan dispensere i forhold til gødningen under forudsætning, at det sker i samråd med Driftsbyen. Gødningen skal ske efter godkendt gødningsplan, lavet ud fra gødningsanalyser (jordprøver). Økologisk organisk gødning skal dog prioriteres, hvis det er muligt.
          Det skal sikres, at der til enhver tid er et antal baner svarende til 5 stk. 11-mandsbaner (inklusive stadion) er til rådighed for kommunens foreninger. Disse baner kan fordeles til 3-5-7-9 og 11-mandsbaner efter foreningernes behov. Den selvejende institution skal sikre, at arealer med offentlig adgang fremstår i rimelig stand samt at adgangen til stisystemer mv. er fri og uhindret. Oversigtstegning med ansvar og fordeling af arealer. jf. bilag 6.
 
§ 7 Offentlig adgang, stisystemer mv.
Hedehusene Idræts Center modtager følgende ydelser vederlagsfrit fra Høje-Taastrup kommune:
          Snerydning af offentlige veje, parkeringsanlæg, grusbaner stier og arealer. Saltning sker efter den overordnede prioritering.
          Vedligeholdelse af offentlige veje, parkeringsanlæg og stier.
 
§ 8 Misligholdelse og ophævelse af driftsoverenskomsten
          Såfremt den ene part misligholder sine forpligtelser i henhold til kontrakten, er den anden part berettiget til erstatning for ethvert tab efter dansk rets almindelige regler.
          Ved væsentlig misligholdelse er den anden part berettiget til at ophæve driftsoverenskomsten med øjeblikkelig virkning. Ved væsentlig misligholdelse forstås bl.a. manglende efterlevelse af regler vedr. time- og lokalefordeling, manglende efterlevelse af aftaler med kommunale institutioner om lokaleanvendelse, manglende vedligeholdelse af bygninger og anlæg eller manglende overholdelse af de kommunale politikker.
          Den, der vil påberåbe sig væsentlig misligholdelse skal ved skriftlige påkrav varsle dette og søge problemet løst ved forhandling.
§ 9 Force majeure
          I tilfælde af force majeure, herunder generelle arbejdskonflikter, som forhindrer arbejdets udførelse, udskydes forpligtelserne for begge parter.
          Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal straks og uden ugrundet ophold give den anden part meddelelse herom skriftligt.
          Godkendt af Høje-Taastrup Kommune, den 24.05.2011
 
 
 
                 Borgmester                   /                  Direktør
 
                 Godkendt af den selvejende institutions bestyrelse, den    /   -2011